مرحلة الاغلاق

 مرحلة الاغلاق:

يشكل الإغلاق المرحلة النهائية من دورة حياة المشروع ويجمع رسميًا بين نهاية المشروع وتسليم المشروع المكتمل إلى المشتري أو الراعي.  يتطلب إغلاق المشروع أيضًا توحيد الاتصالات مع فريق العمل  وأصحاب المصلحة الآخرين والحصول على تعليقات حول نجاح المشروع.  الأسئلة الرئيسية التي نحتاج إلى إجابة عليها في هذه المرحلة هي ، هل تم تسليم الأهداف الأصلية للمشروع؟  ماذا نحتاج للقياس؟  كيف سنقدم الملاحظات ونستقبلها؟  

وهل نفهم رحلة إدارة المشروع؟ 
في نهاية هذه المرحلة ، سنتمكن من تقييم ما إذا كان الوقت والجهد وكل الطاقة التي بذلناها في مرحلتي البدء والتخطيط للمشروع قد أثمرت وما إذا كنا قد حققنا الأهداف الأولية التي كانت  منصوص عليها في مرحلة البدء من دورة الحياة
المشروع .

أن مرحلة إغلاق دورة حياة إدارة المشروع توصلنا إلى مرحلة مهمة يتجاهل بعض مديري المشاريع إكمالها بالكامل.  يتطلب منا  إغلاق المشروع مراجعة قراراتنا  بشأن كيفية قيامنا بإكمال المشروع قبل تسليم المسؤولية إلى أصحاب المصلحة والحصول على التعليقات.  تزودنا  مراجعة التخطيط والاستراتيجيات والعمليات التي وضعناها لإكمال المشروع بمعلومات مهمة حول الأمور التي سارت بشكل جيد وما يمكن تحسينه في المشروع التالي الذي نديره.  يمكّنا تخصيص الوقت للاندماج مع فريق العمل  وأي أصحاب مصلحة في نهاية المشروع من ربط أي نهايات فضفاضة والاتفاق على وقت للقيام بأي أنشطة أخرى بعد التسليم ، إذا طلب أصحاب المصلحة ذلك ، بشرط أن يكون ذلك ضمن الفترة الأولية.  نطاق المشروع.  يمكن أن يكون تسليم المشروع إلى أصحاب المصلحة مجزيًا للغاية ، خاصة وأن الكثير من العمل قد تم في البدء والتخطيط والتنفيذ.  يجب الاعتراف بالعمل الجاد الذي قام به الفريق وأصحاب المصلحة الآخرون ، والثناء على العمل الذي تم القيام به بشكل جيد.  إن إظهار التقدير لفريق العمل  وأصحاب المصلحة الآخرين الذين مكّنوا من تنفيذ المشروع يتيح لهم معرفة أنه كان جهدًا مشتركًا لإكمال المشروع.  على الرغم من أن المسؤولية تقع على عاتق  مدير المشروع ، فإن الاعتراف بجهود الآخرين يؤدي إلى عمل جماعي ناجح وردود فعل بناءة.
تنتهي جميع المشاريع.  ونأمل أن يكون قد تم الوفاء بجميع المخرجات المتفق عليها.  من المهم إدارة مرحلة الإغلاق لتحقيق أقصى استفادة من الرحلة بأكملها والتقاط خبرات التعلم المكتسبة.  يمكن أن يتضمن إنهاء المشروع عددًا من المهام.  إذا كنت مدير مشروع في مشروع صغير ، فستكون مسؤولاً بشكل عام عن ضمان إكمال جميع المهام وربط الأطراف السائبة.  بالنسبة للمشاريع الكبيرة ، قد تحدث العديد من هذه المهام في وقت واحد وتتطلب تنسيقًا وتعاونًا وثيقًا بين الأعضاء الرئيسيين في فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين.  بعض العناصر الرئيسية المتعلقة بإغلاق المشروع هي اختتام المشروع ، وتقييم نجاح المشروع ،  من حيث اختتام المشروع ، تتمثل المهام الرئيسية في ضمان الموافقة على المشروع وتسليمه وقبوله من قبل العميل.  عادة ما يتم تنفيذ هذه المهمة من قبل مدير المشروع والفريق الأساسي.  يمكن أن يكون الكثير من أعمال التسليم الرسمية عادية ومملة ،   غالبًا ما يمثل الحفاظ على تركيز الفريق على أنشطة الإغلاق المتبقية وتسليم المشروع الكامل تحديًا لمدير المشروع.  يتضمن تنفيذ عملية اختتام المشروع العديد من الأنشطة.  للمساعدة في هذا النشاط ، قد يكون من المفيد وضع قائمة مراجعة رسمية لضمان عدم التغاضي عن أي شيء.  ستنظر قائمة المراجعة عادةً في الحصول على قبول المشروع ، وإنهاء الموارد وإنهائها ، وإلغاء تأسيس الفريق ، والتقاط التكاليف المتبقية ، وإغلاق الحسابات المتعلقة بالمشروع ، وتجميع تقرير نهائي عن المشروع.  العنصر الثاني لإغلاق المشروع الرئيسي هو تقييم نجاح المشروع.  يعد تقييم نجاح المشروع أمرًا ضروريًا ، لأنه يشجع التغييرات في السلوك والممارسات ويدعم تحسين الأداء.  يجب أن تتضمن هذه العملية تقييم نتائج المشروع والتحقق منها وتوثيقها.   وأيضًا  للانتقال إلى مراجعة أداء فريق المشروع.  في هذه الحالة ، يجب أن تركز ممارسات التقييم على الفريق ككل مع تقليل الأداء الفردي.  يعود عنصر إغلاق المشروع النهائي إلى استخلاص الدروس المستفادة من المشاريع المكتملة.  تشير الدلائل إلى أن استخلاص الدروس المستفادة من المشاريع السابقة يمكن أن يكون مفيدًا في تطبيق المشاريع المستقبلية.  وقد أعربت العديد من المنظمات عن خيبة أملها لعدم قدرتها على التقاط واستخدام الدروس المستفادة من إتمام المشروع بشكل صحيح.  تعود أسباب ذلك عمومًا إلى ضيق الوقت المتاح ، أو خطر تحولها إلى جلسة إلقاء اللوم إذا لم يسير المشروع بشكل جيد ، أو فشل المنظمة في فهم وإدراك قيمة الدروس المستفادة فعليًا  .  من أجل التغلب على هذه التحديات ، سيحتاج مدير المشروع إلى تطوير نهج فعال وتقديم الدعم لضمان تحديد الدروس المستفادة واستخدامها ، وتصبح جزءًا مهمًا من المشروع وثقافة تنظيمية أكبر.  قد يكون النشاط الختامي النهائي لمدير المشروع هو الاحتفال بإغلاق المشروع.  مثل هذا الاحتفال هو فرصة لتقدير ومكافأة الجهد والفريق ومساهمات أصحاب المصلحة الرئيسيين.