تحديد النطاق

 

تحديد النطاق:                                                              لا بد من الإشارة إلى العناصر الأساسية في مرحلة التخطيط والتي هي النطاق والجدولة والتكلفة. في كثير من الأحيان، يميل كثير من مديرو المشاريع إلى لمعان مرحلة التخطيط،وعدم الاهتمام بها أو أنهم لا يعطونها  الوقت الكافي واللازم. والنتيجة هي أنهم سيصلون إلى مرحلة يتعين عليهم التنازل عن شيء ما في هذا المشروع لاكماله في الوقت المحدد. من أجل تحديد نطاق المشروع، من الضروري أولا إنشاء أهداف المشروع. والتي أشرنا إليها في مرحلة  البدء. اكتساب نظرة عامة على ما يدور حوله المشروع  والنظر في ما يجب تحقيقه أثناء بدء إعداد مدير المشروع لتوضيح الأهداف بشكل رسمي والبدء في تحديد نطاق المشروع. 

يعتبر تشكل النطاق الأساس لمرحلة التخطيط كما وتعتبر التسليمات الشاملة للمشروع.
لتحديد النطاق، نحتاج  البدء من خلال تحديد ما يلي:
• أولا، توضيح الأهداف.
• ثانيا، المهام التي نحتاجها لتنفيذ تلك  إلاهداف.
• ثالثا ، الموارد المطلوبة. بمجرد تحديد هذه العناصر،
   وتحديد أي جوانب يتم استبعادها
سنضطر إلى تفريغ الهدف الواسع عن طريق كسره
إلى أهداف أصغر.
يعد التخطيط لبناء منزل طريقة جيدة لتوضيح تطبيق عناصر التخطيط وتحديد ما يجب تضمينه.  النقطة الأساسية هنا هي التفكير في الترتيب المثالي للقيام بهذه الأنشطة.  على سبيل المثال ، أحد الأنشطة الرئيسية هو تركيب سقف المنزل .  ومع ذلك ، لا يمكن من القيام بذلك حتى يتم تثبيت جدران الحائط.  لذلك فإن بناء منزل نموذجي يتطلب أولا  تحضير القطعة ، وضع الأساسات ، وضع جدران الحائط ، الآن يمكن أن يرتفع هيكل السقف .  الآن أصبح الهيكل جاهزًا ، نحتاج إلى التفكير في تركيب السباكة والأسلاك قبل الانتهاء من الجدران الداخلية.  بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك إنهاء كل من الداخل والخارج في  المنزل. 
التسلسل الصحيح لهذه الأنشطة يمكننا أيضًا من تطوير الإطار  الزمني الأفضل لإكمال المنزل. 
مطلوب اهتمام تفصيلي بتخطيط وإدارة الموارد اللازمة لبناء منزل من أساساته حتى اكتماله ، بحيث يمكن تسليم مفاتيح المنزل إلى المشتري عند الانتهاء. 
والآن  سنستخدم بناء المنزل كمثال لتطبيق النطاق والجدولة والتكلفة في مرحلة التخطيط لدورة الحياة.
عند تحديد نطاق مشروع ، يجب أن تكون واضحًا جدًا فيما يتعلق بما يتم تضمينه أو استبعاده من نطاق المشروع.  يتم تعريف هذا على أنه ضمن نطاق المشروع أو خارجه.  يؤدي  عدم تعريف النطاق بشكل صحيح أو ضعيف إلى إدراج عناصر أو وظائف إضافية ، مما سيكون له آثار سلبية على تكلفة المشروع ويؤدي إلى تأخير في استكماله.  تجدر الإشارة إلى أنه أثناء تحديد نطاق للمشروع ، لم نفكر بعد في الآثار المترتبة على الوقت والتكلفة.  في مرحلة تحديد النطاق ، نريد فهم ما يجب القيام به لتسليم المشروع.  لمزيد من التفكير فيما قد يكون في النطاق وخارجه ، من المهم تحديد الأنشطة داخل وخارج النطاق في وقت مبكر لتوضيح أي قضايا قد تصبح محل نقاش أو جدل في مرحلة لاحقة.  مصطلح شائع يستخدم في إدارة المشروع أثناء تحديد النطاق هو هيكل تقسيم العمل  يمثل هيكل تقسيم  العمل أحد أهم نتائج إدارة المشروع.  بمجرد تحديد الأهداف والنطاق ، يجب أن يكون لدى مدير المشروع فكرة جيدة عن كيفية تقسيم العمل إلى أنشطة ومهام يجب تنفيذها.  ينظم هيكل  تقسيم أو تنظيم العمل ويمثل النطاق العام للمشروع. تتمثل إحدى الطرق الجيدة لتطوير هيكل تقسيم العمل في البدء بتحديد جميع نتائج  المشروع ، ثم تقسيم العمل الذي يجب القيام به.  بحيث يتم إنشاء مخطط في مرحلة التخطيط للمشروع وسيوفر الأساس لمدير المشروع ثم تطوير الجدول الزمني للمشروع.  وتتم مراجعة هذا المخطط بأستمرار  وترقيته بمجرد تحديد مخاطر المشروع وتقييمها.  والآن يمكننا أن نضع هيكل تنظيم العمل للمشروع حيث نضع  الأنشطة التي يجب القيام بها لإكمال المشروع.  المهمة الأولى أو المهمة الرئيسية ، المهمة 1 ،   المهمة الرئيسية التالية ، المهمة 2 ،  المهمة 3 لكل مهمة من المهام الرئيسية ، هناك مهام فرعية يجب إكمالها للوفاء بهذا الناتج.  المهام الفرعية هي المهام الأصغر التي يجب القيام بها لإكمال المهمة الرئيسية.  بمعنى آخر ، سننظر  في المهام الرئيسية ، ثم نقسمها إلى مهام فرعية يمكن إكمالها بطريقة أسرع وأسهل .  في مثال هيكل تنظيم العمل ، سنلاحظ أن المهمة الرئيسية تتطلب تطوير خطة عمل.  لإكمال مثل هذه المهمة نحتاج إلى تحديد وإكمال المهام الفرعية التي ستساهم في تحقيق المهمة الرئيسية .  ستكون هناك مهام فرعية أخرى سنحتاج إلى أخذها في الاعتبار قبل وضع خطة العمل معًا.  كلما كانت كل خطوة أصغر وأكثر تحديدًا ، زادت احتمالية إتمام المهمة الرئيسية بنجاح في أي مشروع.  الآن بعد أن تم  أيضاح النطاق وأصبح لدينا فهم أفضل لدور المخطط . في حين  تتيح لنا مرحلة التخطيط  الحصول على نظرة عامة وواضحة أو خطة عالية المستوى .وبدون مرحلة التخطيط لا يمكننا  الانتقال بسهولة إلى المرحلة التالية ونحن لم  نترك أي قيمة على الأرض .