مرحلة التخطيط

 

مرحلة التخطيط                                                              الغرض من مرحلة التخطيط لدورة حياة المشروع هو وضع الخطط موضع التنفيذ حتى تتمكن من تنفيذ أو إكمال المشروع بشكل صحيح.  بدون تخطيط واضح وشامل ، فإننا نخاطر بعدم وجود موارد كافية ، وإدارة الوقت غير الكافي  ، والإفراط في الإنفاق على المشروع. بحيث نكون غير جاهزًين  إلى المرحلة التالية من دورة حياة إدارة المشروع حتى يتم وضع هذه الخطط في مكانها الصحيح.  تتضمن الأسئلة الرئيسية التي تحتاج إلى معالجتها كيف تحدد نطاق المشروع؟  ما هو التخطيط الذي يجب القيام به؟  ما الموارد التي احتاجها؟  متى يجب أن أبدأ بالمشروع ؟  وكم سيكلف؟  من أجل أن نكون قادرين على التعامل مع هذه الأسئلة ، سنحتاج إلى جمع المزيد من المعلومات حول أهداف المشروع ، وما الذي يجب تسليمه ، وكيف يمكن القيام بهذه الأشياء.  

تتمثل نقطة البداية الجيدة في تلخيص المجالات الرئيسية الثلاثة الموجودة في مرحلة التخطيط لدورة الحياة ،
وهي تحديد النطاق والجدولة والتكلفة. 
يبحث تحديد النطاق في المتطلبات والأنشطة التي يجب إكمالها لتحقيق أهداف المشروع.  هذه نظرة عامة على ما يجب القيام به وتساعد في تحديد نطاق المشروع.  توفر هذه المعلومات الأساس لتطوير هيكل توزيع العمل الذي يأخذ في الاعتبار بعناية جميع الأنشطة والمخرجات التي يجب إكمالها.  يمكن تنظيم هيكل تنظيم العمل بعدة طرق مختلفة ، اعتمادًا على الطريقة التي تناسب العمل بشكل أفضل.  حيث  تتيح الخطط القوية على سير العمل بأكثر سهولة ويسر ،
والآن يجب التفكير في كيفية تسلسل هذه الأنشطة والعمليات .  هل هناك ترتيب محدد يعمل بشكل أفضل لإكمال جميع المهام؟.  أيهما يجب أن نبدأ به أولاً ولماذا؟ 
يجب التفكير في العلاقات بين الأنشطة وكيف يمكن أن تعمل على النحو الأمثل بترتيب محدد ومعين.  سنحتاج أيضًا إلى مراعاة الآثار والتبعات لكل نشاط قبل وضع الجدول.  عادة ما يتم توضيح الجدول الزمني في مخطط  بحيث يمكن أن نرى بوضوح ما يجب القيام به.  يوفر المخطط  أيضًا الفرصة للنظر في الإطار الزمني الذي يجب إكمال كل نشاط فيه. الآن وبعد أن أصبح لدينا جدول زمني في مكانه ، يمكننا تحديد تكلفة الموارد المطلوبة لإكمال كل من هذه الأنشطة.  سنحتاج إلى تحديد الموارد البشرية والمواد والمعدات ومقدار الوقت المطلوب لإكمال النشاط.  يمكن بعد ذلك البدء في التفكير في القيود المالية وكيف سنرتب الميزانية لدفع ثمن الموارد لإكمال المشروع.  عادة ما يكون التخطيط هو أطول جزء من دورة حياة المشروع ، 
فيجب الحصول على التخطيط الصحيح من البداية والذي يتضمن إجراء بحث كافٍ ، للنظر في المستقبل حتى نتمكن من إدارة الوقت لجميع الموارد والأنشطة المطلوبة لتنفيذ المشروع. وهنا تجدر الإشارة للعمليات الفرعية،
السؤال الأول الذي يطرح نفسه ما هي خطط الإدارة الفرعية؟  غالبًا ما تتضمن خطط إدارة المشروع مستندات دعم ، تسمى خطط الإدارة الفرعية ، والتي تتضمن خطة إدارة الاتصالات وخطة الشراء وخطة إدارة الجودة.  والسؤال التالي مرتبط بكيفية إدارة الأشخاص والأحداث خلال هذه المرحلة.  حيث يظهر سؤال مهم وهو ،.
ما هو سجل الأحداث ؟  سجل الأحداث الرئيسية هو مستند يحتوي على مجموعة من الأمور  التي قمنا بتضمينها في المشروع. 
الأمر الرئيسي هو حدث مجدول يدل على الانتهاء من تسليم رئيسي أو مجموعة من المخرجات ذات الصلة في دورة حياة المشروع. 
سيتم تقسيم المشروع من خمسة إلى 10 أقسام  رئيسية.  كل قسم له تاريخ تسليم وتاريخ إكمال مرتبط به.  والسؤال الأخير هو عمليات الجودة ، وهل نحتاج لتأكيدها؟  حددت هذه العملية معايير الجودة والمتطلبات المطبقة على المشروع وكيف يمكن تحقيق هذه المعايير .  بمعنى آخر ، فإنه يحدد التقنيات وضمان الجودة التي سيتم استخدامها للتحقق من أن كل منتج قد استوفى شروط الجودة المطلوبة.  سنحتاج إلى تطبيق عمليات الجودة للمشروع ، خاصةً عندما تكون المشاريع كبيرة ومعقدة .