التواصل الفعال

 

التواصل الفعال: الاتصال الفعال  المشترك بين مدير المشروع وفريق المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع.  يخلق التواصل الفعال للمشروع بيئة تسمح بمشاركة القضايا والاحتفال بالمكاسب.  لكي يشارك كل من فريق المشروع وأصحاب المصلحة ويدعمون المشروع ، يجب أن تكون خطة الاتصال الخاصة بالمشروع مفتوحة وشفافة.  يتعين على مديري المشاريع إبقاء كل من لديه اهتمام بالمشروع في دائرة الاتصال وإبلاغهم بمعلومات المشروع ذات الصلة.  غالبًا ما يكون الاتصال بالمشروع صعبًا للغاية ، نظرًا لتباين اهتمامات أصحاب المصلحة وتأثيرهم المحتمل على نتائج المشروع.  

ومع ذلك ، هناك بعض الأدوات التي يمكن أن تساعد في تسهيل اتصال أكثر كفاءة.   
لقد كان ظهور التكنولوجيا الحديثة بالتأكيد عاملاً مساعدًا كبيرًا في إنشاء مستودعات تخزين مركزية يمكن الوصول إليها لدعم وتعزيز التواصل والتعاون في المشروع. 
سواء كان ذلك شخصيًا أو عبر البريد الإلكتروني ، مع مورد أو صاحب مصلحة ، فإن الاتصال الفعال هو بمثابة حجر الأساس لإدارة المشروع الفعالة.  يدعم التواصل الجيد دافع الفريق ويمنح الفريق إحساسًا بالهدف.  يساعد وضع عملية أو خطة اتصال جيدة التنسيق على زيادة توضيح الأهداف والأدوار والمسؤوليات.  تعمل خطة الاتصال الجيدة على إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع ومشاركين وتحفيز فرق المشروع. في حين ان التواصل غير الفعال يزيد بشكل كبير من احتمالية سوء الفهم والصراع وانعدام الثقة في تسليم المشروع وهو في نهاية المطاف العامل الأساسي  عن أكثر من نصف المشاريع التي تفشل.  إذن ما هي طرق الاتصال المتاحة لك لاستخدامها في المشروع؟
عند التفكير في طرق الاتصال المختلفة ، يجدر تقسيم ذلك إلى ثلاث قنوات متميزة. 
1. قناة الاتصال الأولى هي قناة تصاعدية ، حيث يتواصل مدير المشروع مع كبار المديرين.  تُستخدم هذه القناة خصيصًا لمديري المشاريع الذين يقودون المشاريع داخل المؤسسات الأكبر.  في هذه القناة التصاعدية ، تشمل العناصر الرئيسية للاتصال القضايا والمخاطر والتوقعات الخاصة بالمشروع.  قد تتضمن طرق الاتصال الفعالة تقارير الحالة الأسبوعية أو رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات وجهًا لوجه أو خطط الاتصال المنظمة.   
2. قناة الاتصال الثانية هي قناة جانبية.  من خلال هذه القناة الجانبية يتواصل مديرو المشاريع مع العملاء والموردين والبائعين والمقاولين.  تتضمن العناصر الشائعة التي تمت مناقشتها باستخدام هذه القناة احتياجات الموارد وتحديثات التقدم والميزانيات ومشكلات الجدول الزمني.  من الأفضل القيام بذلك من خلال الاجتماعات الفردية والمكالمات الهاتفية ومراسلات البريد الإلكتروني. لتحقيق هذه الغاية ، من الحكمة أن وضع  جدولًا للتواصل الأسبوعي أو مرتين في الأسبوع ، إما من خلال المحادثات الهاتفية أو اجتماعات  مع كل من أصحاب المصلحة. 
3. القناة الثالثة للاتصال مباشرة مع فريق المشروع.  توفر هذه القناة توجيهًا للفريق ، وتبرز المهام المعلقة ، وتؤكد مواعيد التسليم ، وتجدول اجتماعات الفريق العامة.  من الأفضل  عقد اجتماعات روتينية مع فريق العمل  ومواكبة عمليات التبادل الشفوية والبريد الإلكتروني المنتظم لإبقاء الجميع على المسار الصحيح.  يؤثر الاتصال بشكل مباشر على أداء المشروع.  لذلك إذا كنا نريد فريقًا عالي الأداء يعمل في مشروع ما ، فنحن بحاجة إلى استراتيجية اتصال فعالة لضمان حصولنا على النتائج التي نريدها.  عادة ما يتمتع مديرو المشاريع الناجحة بمهارات اتصال ممتازة ، والتي تشمل القدرة على عرض المشكلات والاستماع والاستجابة للتعليقات وتعزيز انسجام الفريق.