الجدولة

الجدولة :

                                                                     وبعد  النجاح في تحديد نطاق مشروع حول بناء منزل ، ثم حددنا الترتيب الذي يمكن تنفيذ الأنشطة به.  نحن الآن في وضع يسمح لنا بمراجعة هذه المعلومات في جدول زمني ، يشار إليه  باسم مخطط جانت.  

الجدول الزمني هو نظرة عامة على المدة المخصصة لكل نشاط.  سنلاحظ أن كل نشاط يتبع الأخير بطريقة متتالية.  في حين أن بعض الأنشطة تعتمد على أخرى ، ومن الممكن العمل بهذه الطريقة ، فقد لا تكون الطريقة الأكثر فعالية لمدير المشروع للمضي نحو الأمام  ، حيث يعتمد كل منها على إكمال الآخر.  من الناحية العملية ،  سنحتاج إلى النظر في وجود التبعيات.  وهي العلاقات بين المهام السابقة والمهام اللاحقة.  بمعنى آخر ، إذا ألقينا نظرة أخرى على الأنشطة الثلاثة الأولى لبناء المنزل ، والتي هي تحضير القطعة ، ووضع الأساس ، وإقامة جدران  الحائط ، فإننا بحاجة إلى النظر في العلاقات المتبادلة التي قد تكون موجودة.  ببساطة ، لا يمكننا أن نبدأ النشاط الثالث ، وهو إقامة الجدران ، قبل أن ننتهي من النشاط الثاني ، وهو وضع الأساس ، والذي بدوره لا يمكن تحقيقه قبل النشاط الأول ،  لذلك ، فإن وضع الأساس له تبعية واحدة ، في حين أن بناء جدران الحائط له تبعيتين.
المفتاح لتقليل الجدول الزمني هو تحديد الأنشطة التي ليس لها تبعيات.  أو بعبارة أخرى ، الأنشطة التي يمكن أن تبدأ دون انتظار اكتمال نشاط آخر  وتحدث في نفس الوقت مع الأنشطة الأخرى . 
العنصر التالي للتخطيط هو الجدولة.  تتعلق الجدولة بكيفية التخطيط لإدارة الوقت عند تنفيذ مشروع ما.  غالبًا ما يكون الوقت هو الجانب الأقل مرونة فيما نسميه القيود الثلاثية لإدارة المشروع. 
القيود الثلاثية المشتركة لجميع المشاريع هي:
            الجودة والتكلفة والوقت
                                                    

                 عادة ما تؤثر المساومة على أي من هذه العناصر سلبًا على العناصر الأخرى.  في إدارة المشروع ، يمثل الجدول الزمني المدة المخططة للمهام الفردية للمشروع بشكل عام.  هناك خمسة عناصر رئيسية مرتبطة بإدارة الوقت للمشروع.  هذه الخطوات معروفة  إلى حد ما ، لذلك يجب علينا أن نحدد العمليات الرئيسية قبل استكشاف كل منها بمزيد من التفاصيل. 
1. تحديد  الأنشطة ،
2. تسلسل هذه الأنشطة ،
3. تقدير موارد النشاط المطلوبة ،
4. تقدير مدة النشاط للاكتمال
5. تطوير الجدول الزمني. 
من المهم ملاحظة أن تطوير الجدول الزمني لا يمكن أن يحدث إلا بعد اكتمال كل هذه العمليات. 
لماذا نحتاج إلى اتخاذ هذه الخطوات قبل وضع جدول؟
السبب الرئيسي لذلك هو أن مدير المشروع يحتاج إلى جمع وتحليل جميع المعلومات ذات الصلة وأن يكون دقيقًا للغاية في تقييم المدة التي سيستغرقها كل نشاط.  بمجرد تقييم كل من الموارد والمدة وتقديرها ، يمكن تسليم جدول العمل إلى أصحاب العمل  في المشروع لمراجعته. 
الآن بعد ان أصبحت العملية أكثر وضوحاً  ،
سنقوم بتفكّيك كل خطوة بمزيد من التفاصيل. 
• أولاً ، نحتاج إلى تحديد المهام التي يجب القيام بها لإنتاج مخرجات المشروع أو النتائج.  كما ويجب أن يتعلق أي اجراء نقوم به  بالمخرجات كما هو محدد في هيكل تنظيم العمل الخاص بالمشروع .  إذا كانت المهمة لا تتناسب مع هيكل تنظيم العمل ، فإما أن يكون النشاط غير ضروري أو تم ترك شيء ما خارج هيكل تنظيم العمل.  وبمجرد تحديد الأنشطة ،
1. تحتاج الأنشطة إلى التسلسل.  تتضمن أنشطة التسلسل اتخاذ قرارات بشأن تسيير عملية المهام التي يجب إكمالها.  بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون بعض المهام ذات صلة.  لذلك
2. سنحتاج أيضًا إلى تحديد أي علاقات تابعة بينهما.  يمكن بعد ذلك الانتقال إلى الخطوة التالية ،
• تقدير الموارد المطلوبة للقيام بكل نشاط.  قد تشمل هذه الموارد المواد والأشخاص والمعدات لأداء نشاط معين.  يرتبط تقدير موارد النشاط ارتباطًا وثيقًا بتقييم وتقدير مدة كل نشاط.  يتطلب تقدير مدة المهمة مراعاة مقدار العمل المطلوب لإكمال الأنشطة الفردية باستخدام الموارد المقدرة.  كما نلاحظ  ، تتعايش الموارد والوقت مع بعضهما البعض.
• الخطوة الأخيرة في إدارة الوقت هي تطوير الجدول الزمني.  يمثل تطوير الجدول الزمني ناتج العمليات الخمس السابقة التي حددناها.  من خلال تطبيق هذه العملية ، نكون قد حددنا الآن الموارد اللازمة والمدة اللازمة لجميع الأنشطة ، والتي تساهم في إنتاج المخرجات ، وتسلسلها ، وتقديرها.  تم إعداد المسودة الأولية للجدول لتجمع بين جميع المتطلبات التي تم جمعها في هذه المرحلة. 
    الجدولة هي جوهر عملية التخطيط.  ومن المهم أن نلاحظ أنه يمكن وينبغي تصحيح وتنقيح الجدول بأستمرار وبما يتناسب مع الوضع الراهن قبل بدء مرحلة تنفيذ المشروع. 
تعد المراقبة والمراجعة المستمرة في بيئة متغيرة عاملاً رئيسياً في النجاح طوال دورة حياة المشروع. 
قبل تجميع الجدول الزمني الفعلي ، من المستحسن اتباع عملية الجدولة.  يمكن استخدام قالب ، لإكمال عملية الجدولة.  هذه طريقة سهلة ومفيدة  للتفكير في المشروع ، وما يجب القيام به ، والموارد المطلوبة والمدة لإكمال كل نشاط.
                        التكلفة:
هي أحد عناصر القيود الثلاثية التي أشرنا إليها سابقًا. عندما نفكر في تنفيذ مشروع فإننا عادةً ما نقتصر على التفكير في مقدار المال المتاح.  نتيجة لذلك ، نحتاج إلى تخطيط تكاليف مشروعنا وإدارتها والتحكم فيها باستخدام الميزانية.  هذه الميزانية هي قيد .  نعني بالقيد أننا مطالبون بتسليم مشروعنا في حدود مبلغ محدد مسبقًا.  من أجل إعداد الميزانية ، فإن أول شيء يتعين علينا القيام به هو تقدير التكاليف المختلفة التي سيتم انفاقها أثناء المشروع لإكمال أنشطة المشروع المحددة.  في مصطلحات إدارة المشروع ، يشار إلى هذا الموضوع  على أنه تطوير تقدير التكلفة.  وستعتمد دقة هذا جزئيًا على الخبرة السابقة في تنفيذ نفس النوع أو نوع مشابه من المشاريع.  من أجل تطوير تقدير التكلفة ، سنحتاج إلى القيام بما يلي.
•  تقدير الموارد المطلوبة للنشاط الذي نحتاج  للقيام به.
•  تقدير مدة كل من هذه الأنشطة.  قد يكون لدى البعض سعر بالساعة أو يوميًا أو أسبوعيًا ،
الآن ، بالتفكير في المشروع ، كيف سنتعامل مع التكاليف الإضافية التي تنتج عن أنشطة غير محددة أو محاولة إضافة المزيد من العناصر إلى النطاق؟  عندما يتم إصلاح الميزانية ، سنحتاج إلى إعادة النظر في النطاق الأصلي وهيكل تقسيم العمل للنظر في إضافة التغييرات المقترحة وكيف يمكن أن تؤثر على جدولنا الزمني وما إذا كانت قابلة للتحقق أم لا .  إذا لم يكن من الممكن استيعاب تغيير النطاق ، فلدينا خياران أساسيان. 
1. يمكننا السعي للحصول على دعم إضافي للميزانية ، بناءً على تأثير تقدير التكلفة الذي ستحدثه إضافة التغيير.  وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ،
2. فسنحتاج إلى المفاضلة عن طريق تقليل نطاق بعض الأنشطة الحالية في النطاق الأصلي ، والذي يشار إليه أيضًا باسم تحديد النطاق.  عادة ما ينتج عن هذا الخيار تنازل عن الجودة ، ونتيجة لذلك ، يكون خيارًا غير مرغوب  بشكل عام.